Thử hình dung một công ty khoảng 40-50 người: deadline bắt đầu trễ nhiều hơn, vài dự án “đứng hình” không rõ lý do, trong khi ai cũng có vẻ vẫn đang bận. Từ khi công ty chuyển sang mô hình làm việc linh hoạt kiểu một phần thì làm ở văn phòng, phần còn lại làm ở nhà các quản lý thực tế khó hình dung công việc đang diễn ra như thế nào.
Đây cũng là lúc phần mềm giám sát máy tính bắt đầu được nhiều công ty quan tâm. Đây không hẳn để “theo dõi” nhân viên theo nghĩa tiêu cực, mà để có thêm dữ liệu khi cần nhìn lại cách máy tính được sử dụng, phát hiện những bất thường và quản lý công việc bớt dựa vào cảm tính.
Về phần này thì thị trường có khá nhiều lựa chọn, tính năng nhìn qua na ná nhau còn mức giá thì chênh lệch không nhỏ. Công ty nào chọn sai phần mềm thì cái mất không chỉ là tiền mua bản quyền.
Nội dung bài viết ☛
Rủi ro khi chọn sai phần mềm giám sát
Không ít doanh nghiệp chỉ nhận ra phần mềm không phù hợp sau khi đã mua và triển khai. Có nơi phần mềm chạy ngầm chiếm quá nhiều tài nguyên khiến máy tính nhân viên chậm đi rõ rệt. Có chỗ giao diện quản trị rối rắm, bộ phận IT phải mất khá nhiều thời gian mới quen cách sử dụng.
Nhưng quan trọng nhất là dữ liệu giám sát vốn khá nhạy cảm. Nếu việc lưu trữ và phân quyền không được làm tốt thì chính phần mềm dùng để quản lý lại trở thành một điểm yếu về bảo mật
Ngoài ra, yếu tố pháp lý và quyền riêng tư của nhân viên cũng dễ tạo ra phản ứng tiêu cực trong nội bộ.
Vì vậy, trước khi chọn phần mềm, có vài điểm đáng để kiểm tra kỹ.
Những tiêu chí cần cân nhắc
Khả năng giám sát chi tiết và toàn diện
Một phần mềm phù hợp cần cung cấp đủ những thông tin doanh nghiệp thực sự cần, chẳng hạn ứng dụng đang sử dụng, website truy cập, thời gian hoạt động hay những thao tác liên quan đến file quan trọng.
Nhưng nhiều dữ liệu hơn chưa chắc đã tốt hơn. Quan trọng là thông tin thu thập được phải giúp người quản lý nhìn rõ vấn đề và phát hiện những hoạt động bất thường khi cần, thay vì tạo ra một đống log mà chẳng mấy khi dùng đến.
Không làm ảnh hưởng đến hiệu suất máy tính
Phần mềm chạy nền phải đủ nhẹ để không cản trở công việc hàng ngày. Nếu sau khi cài đặt mà máy tính chậm hẳn đi, nhân viên chắc chắn sẽ là những người cảm nhận đầu tiên.
Cách đơn giản nhất là dùng thử trên một vài máy có cấu hình khác nhau trước khi triển khai rộng. Vài ngày sử dụng thực tế thường cho câu trả lời rõ hơn nhiều so với việc chỉ nhìn thông số trên trang giới thiệu.
Tính năng cảnh báo và báo cáo tự động
Thử tưởng tượng bộ phận IT phải lật từng dòng log của vài chục, thậm chí vài trăm máy tính mỗi ngày, chỉ nghĩ thôi đã thấy ngán.
Vì vậy, khả năng tự động tổng hợp báo cáo hoặc cảnh báo khi xuất hiện những hoạt động cần chú ý sẽ hữu ích hơn nhiều. Người quản lí có thể tập trung vào những trường hợp bất thường thay vì mất thời gian kiểm tra toàn bộ lịch sử hoạt động.
Bảo mật dữ liệu giám sát
Đây là điểm khá dễ bị bỏ qua. Dữ liệu thu thập được, dù chỉ là log hoạt động, vẫn cần được lưu trữ và quản lý an toàn.
Công ty nên tìm hiểu rõ dữ liệu được lưu ở đâu, ai có quyền truy cập và liệu thông tin có nằm trong hệ thống nội bộ hay được gửi lên máy chủ của nhà cung cấp. Với những công ty thường xuyên xử lý dữ liệu khách hàng hoặc tài liệu nội bộ, yếu tố này càng đáng cân nhắc.
Giao diện quản trị thân thiện
Một giao diện trực quan, dễ thao tác và cho phép xem báo cáo nhanh sẽ giúp việc triển khai nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Phần mềm càng dễ hiểu thì càng ít phụ thuộc vào một người quản trị duy nhất, và cũng đỡ mất thời gian đào tạo khi có nhân sự mới tiếp quản.
Chi phí và mô hình license phù hợp
Có phần mềm tính phí theo số lượng máy, có phần mềm theo tháng, theo năm hoặc mua giấy phép một lần. Vì vậy, đừng chỉ nhìn mức giá hiện tại.
Nếu công ty có kế hoạch mở rộng thì nên tính luôn bài toán khi số lượng máy tăng lên sau này. Một phần mềm có giá rẻ hiện tại chưa chắc sẽ có giá như vậy trong vài năm sau.
Hỗ trợ kỹ thuật kịp thời
Thường thì người ta gặp sự cố mới nhớ đến cái này.
Khi phần mềm không gửi dữ liệu, gặp lỗi sau một bản cập nhật Windows hoặc hoạt động không đúng như mong muốn thì có một kênh hỗ trợ tốt thực sự giúp công ty tiết kiệm nhiều thời gian.
Với công ty Việt Nam thì tài liệu rõ ràng và khả năng trao đổi thuận tiện cũng là một điểm cộng đáng cân nhắc.
Thử xem xét một giải pháp thực tế
Nếu công ty nào chủ yếu sử dụng máy tính Windows thì có thể dùng thử OsMonitor. Phần mềm này hỗ trợ theo dõi các hoạt động phổ biến như ứng dụng đang sử dụng, website truy cập và thống kê thời gian sử dụng theo người dùng hoặc phòng ban.
Điểm dễ thấy ở phần mềm này là phần báo cáo được trình bày khá trực quan, giúp người quản lý xem nhanh những ứng dụng và website được sử dụng nhiều mà không cần đọc qua hàng loạt dòng log.
Một điểm đáng chú ý khác là dữ liệu được lưu trong hệ thống của doanh nghiệp thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào cloud của nhà cung cấp. Với những công ty muốn chủ động hơn trong việc quản lý dữ liệu nội bộ, đây là yếu tố đáng để cân nhắc.
Dù vậy, giống như với bao phần mềm trả tiền khác, tốt nhất vẫn nên dùng thử trên một vài máy trước. Chỉ khi chạy trong môi trường thực tế thì bạn mới biết nó có đủ nhẹ, dễ quản lý và phù hợp với cách hoạt động của công ty bạn hay không.
Tóm lại
Cuối cùng, không có phần mềm nào phù hợp với mọi công ty. Một đội vài chục người sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp vài trăm máy tính. Vì vậy, xác định mình thực sự cần theo dõi gì rồi dùng thử trên một nhóm nhỏ vẫn là cách đơn giản nhất để biết phần mềm có phù hợp hay không.
Như bài viết đã đề cập, tốt nhất là dùng thử trước khi quyết định, chỉ cần dùng vài ngày là đủ để nhận ra phần mềm này có hữu ích cho công ty của bạn.