Máy tính là nơi diễn ra gần như mọi hoạt động làm việc trong doanh nghiệp, từ mở phần mềm, truy cập website đến xử lý tài liệu. Khi công ty chỉ vài người, quản lý việc này không khó.
Nhưng khi số máy tăng lên vài chục, đặc biệt có thêm người làm từ xa, người quản lý khó lòng biết chính xác các thiết bị đang được dùng ra sao nếu chỉ dựa vào báo cáo công việc.
Đây là lý do phần mềm giám sát máy tính được nhiều doanh nghiệp tìm đến. Nhưng có một hiểu lầm phổ biến: cứ nghĩ đã giám sát thì nên bật hết mọi tính năng, ghi lại càng nhiều càng tốt. Thực tế không hẳn vậy.
Nếu vẫn đang ở bước chọn công cụ, bạn có thể xem thêm bài cách lựa chọn phần mềm giám sát phù hợp để xác định những tiêu chí quan trọng trước khi triển khai.
Nội dung bài viết ☛
Không phải hoạt động nào cũng cần theo dõi
Một công ty chỉ cần biết nhân viên đang dùng phần mềm nào nhiều nhất sẽ có nhu cầu rất khác với nơi thường xuyên xử lý dữ liệu khách hàng hay tài liệu nội bộ nhạy cảm.
Nếu áp cùng một mức giám sát cho cả hai, công ty rất dễ thu thập nhiều dữ liệu hơn mức cần thiết.
Vì vậy trước khi bật bất kỳ tính năng nào, ta nên tự hỏi: dữ liệu này để làm gì. Nếu chưa có câu trả lời rõ ràng, có lẽ chưa cần bật vội.
Ứng dụng và phần mềm đang được sử dụng
Đây là loại dữ liệu dễ hiểu và hữu ích nhất. Nó cho biết phần mềm nào đang được dùng nhiều, và liệu có ứng dụng không liên quan công việc xuất hiện bất thường hay không.
Bộ phận IT cũng có thể dựa vào đó để xem một license đã mua có thực sự được dùng hay không. Tuy nhiên bạn cần nhớ, mở Excel suốt tám tiếng không đồng nghĩa làm việc hiệu quả suốt tám tiếng đó.
Nói cách khác, đây chỉ là một phần để tham khảo, không nên dùng riêng nó để kết luận ai làm việc hiệu quả hay không.
Website truy cập trong giờ làm việc
Lịch sử website là phần dễ hiểu sai nếu soi từng lượt truy cập thay vì nhìn xu hướng. Nhân viên có vài phút lướt mạng xã hội giờ nghỉ trưa không phải vấn đề, nhưng truy cập trang không liên quan công việc kéo dài nhiều ngày thì đáng chú ý.
Ngoài ra, lịch sử này còn giúp IT kiểm tra lại các trang đáng ngờ, có nguy cơ mã độc hoặc lừa đảo, khi cần truy vết sự cố bảo mật.
Hoạt động với file và thiết bị USB
Với doanh nghiệp thường làm việc cùng hợp đồng, dữ liệu khách hàng hay tài liệu quan trọng, hoạt động file đáng quan tâm hơn nhiều so với vài phút lướt Facebook.
Một lượng lớn tài liệu bị sao chép hay chuyển sang USB có thể hoàn toàn bình thường, nhưng cũng có thể là dấu hiệu cần xem lại tùy công việc của người dùng.
Những dữ liệu này chủ yếu hữu ích khi có việc cần kiểm tra lại, chứ không nhất thiết phải ngồi xem mỗi ngày.
Vậy màn hình máy tính có cần theo dõi liên tục?
Xem hay lưu màn hình là tính năng gần như mặc định, nhưng nên cân nhắc kỹ trước khi bật liên tục. Ảnh chụp màn hình hữu ích để xác minh một sự việc hoặc giúp IT tìm nguyên nhân lỗi kỹ thuật.
Nhưng ngồi nhìn liên tục màn hình của từng người hiếm khi hiệu quả, nhất là khi công ty có hàng chục máy. Báo cáo tổng hợp kèm cảnh báo bất thường thường có giá trị thực tế hơn nhiều.
Báo cáo nên giúp tìm ra vấn đề, không tạo thêm việc
Nếu thu thập rất nhiều dữ liệu nhưng người quản lý phải đọc log hàng giờ mỗi ngày, hệ thống đó chưa thực sự tiết kiệm thời gian.
Một báo cáo tốt nên trả lời nhanh: ứng dụng nào dùng nhiều, website nào xuất hiện thường xuyên, máy nào có dấu hiệu bất thường.
Chỉ khi cần tìm hiểu sâu một trường hợp cụ thể mới nên đi vào lịch sử chi tiết. Cách này thực tế hơn nhiều so với cố theo dõi mọi thứ ngay từ đầu.
Một giải pháp có thể tham khảo
Với doanh nghiệp chủ yếu dùng máy tính Windows và muốn quản lý tập trung thì có thể tham khảo thử phần mềm OsMonitor.
Phần mềm này tập trung vào môi trường Windows, hỗ trợ theo dõi đúng các nhóm hoạt động vừa nhắc ở trên như ứng dụng, website, màn hình và USB, đồng thời lưu dữ liệu trên hệ thống do công ty tự quản lý thay vì cloud của nhà cung cấp.
Điều đáng quan tâm không phải theo dõi được bao nhiêu thứ, mà là chọn đúng dữ liệu phù hợp nhu cầu thực tế. Một công ty chỉ cần thống kê ứng dụng và website thì không cần bật hết mọi tính năng có sẵn.
Giám sát máy tính vẫn cần có giới hạn
Máy tính thuộc công ty không có nghĩa mọi hoạt động trên đó đều cần được ghi lại. Trước khi triển khai, bạn nên xác định rõ mục đích giám sát, loại dữ liệu cần lưu, ai được xem, và giữ trong bao lâu, đồng thời cân nhắc quy định về quyền riêng tư và lao động tại nơi doanh nghiệp hoạt động.
Quan trọng hơn, dữ liệu giám sát không nên là thước đo duy nhất để đánh giá một nhân viên. Ít thời gian trên máy chưa chắc kém hiệu quả, nhiều giờ hoạt động liên tục chưa chắc tạo ra kết quả tốt hơn.
Tóm lại
Giám sát máy tính có thể mang lại nhiều thông tin hữu ích, nhưng mục tiêu không phải ghi lại mọi thứ nhân viên làm. Điều quan trọng là biết mình cần loại dữ liệu nào và dùng nó để làm gì. Một hệ thống tốt nên giúp người quản lý nhìn rõ vấn đề hơn, chứ không tạo thêm núi dữ liệu mà chẳng ai có thời gian xem.