Microsoft Word có một tính năng rất hay cho phép ta chuyển đổi văn bản (text) thành các bảng biểu một cách cực kỳ nhanh chóng. Hoặc trong trường hợp ngược lại, bạn lại muốn chuyển các bảng biểu thành dạng văn bản bình thường thì Word cũng hỗ trợ luôn tính năng này.
Nếu vẫn chưa biết cách làm thì bài viết này sẽ giúp bạn.
Bài viết áp dụng trong Word 2010, bạn nào dùng Word 2007, 20103, 2016 trở lên thì làm tương tự.
Cách chuyển văn bản thành bảng trong Word
Ký tự phân tách của bạn là gì?
Để Word hiểu và biết vị trí cần chia cột trong văn bản, bạn cần thêm ký tự phân tách vào trong văn bản. Nếu không nó sẽ tạo thành bảng chỉ có 1 cột duy nhất.
Thường ta sẽ dùng dấu phẩy (,) cho dễ. Nhưng nhiều lúc trong văn bản cũng có dấu phẩy, để Word khỏi bị nhầm bạn có thể sử dụng các ký hiệu khác như tab, dấu cộng (+), dấu trừ, hoặc dấu xuống hàng…
Trong bài viết này, Bietmaytinh sẽ dùng dấu phẩy, dưới đây là dữ liệu mình muốn chuyển thành bảng.
Bước 1: Dùng chuột bôi đen văn bản muốn làm.
Bước 2: Tiếp đó bạn đến tab Insert chọn Table, trong menu xổ xuống, bạn chọn Convert text to Table.
Bước 3: Hộp thoại Convert Text to Table sẽ hiện ra ngay sau đó, trong này bổ sung khá nhiều tùy chọn, nghĩa của chúng như sau:
Tại Table size:
- Number of columns: Mặc định nhờ vào dấu phân tách, Word sẽ biết tạo bao nhiêu cột cho phù hợp, vì vậy bạn không cần để ý nhiều đến phần này. Trường hợp muốn tạo thêm cột thì bạn có thể điền số cột vào trong.
- Number of rows: Chọn số hàng.
AutoFit behavior:
- Fixed column width: Tùy chọn mặc định, để Word tự động điều chỉnh kích thước cột với Auto. Còn không bạn có thể thêm thông số chiều rộng của cột vào.
- AutoFit to contents: Chọn cái này, kích thước cột sẽ điều chỉnh sao cho vừa với nội dung bên trong.
- AutoFit to window: Tự động điều chỉnh sao cho khớp với cửa sổ.
Phần Separate text at: Ký tự phân tách của bạn là gì thì chọn cái đó. Trong hướng dẫn mình dùng dấu phẩy để phân tách văn bản nên sẽ chọn Commas rồi bấm Ok là xong.
Nếu bạn phân tách bằng phím tab thì chọn Tabs, bằng cách xuống dòng thì chọn Paragraphs, dùng cái khác thì chọn Other rồi gõ ký tự đó vào hộp text.
Nếu làm đúng như hướng dẫn, bạn đã tạo thành công một cái bảng như hình dưới. Lúc này ta có thể thêm màu nền, gộp ô, chia ô… như thường.
Chuyển đổi bảng thành văn bản thì sao?
Mình không biết thủ thuật này dùng trong trường hợp nào nhưng vì Word có tính năng này thì chắc phải có nhiều người cần đến.
Bước 1: Bôi đen bảng muốn làm.
Bước 2: Tiếp đó bạn đến tab Layout chọn Convert to Text.
Bước 3: Hộp thoại Convert Table To Text sẽ xuất hiện ngay sau đó, ý nghĩa các tùy chọn bên trong như sau:
Paragraph marks: Chọn cái này thì dữ liệu trong bảng sẽ chuyển thành một hàng duy nhất.
Tabs: Lựa chọn mặc định, dữ liệu trong bảng sẽ giữ nguyên bố cục như trong bảng. Nhìn như bị ẩn đường viền quanh bảng mà thôi.
Commas: Dữ liệu trong bảng sẽ cách nhau bởi dấu phẩy “,”.
Other: Muốn dữ liệu sẽ cách nhau bởi ký hiệu gì thì chọn tùy chọn này, điền ký tự phân tách trong hộp text.
Làm xong bấm Ok.
Với hướng dẫn trên, bạn đã biết được cách chuyển văn bản thành bảng biểu hoặc chuyển bảng biểu thành văn bản rồi đấy. Nhìn chung thủ thuật này không khó lắm, chỉ vài bước cơ bản là thành công nên bạn có thể chuyển qua lại giữa văn bản và bảng một cách nhanh chóng.
Nếu vẫn làm chưa được thì để lại comment ngay phía dưới bài viết, mình sẽ giúp bạn.
