Cách tạo bảng, kẻ bảng trong Word, PowerPoint

Bảng biểu giúp dữ liệu được trình bày khoa học, dễ hiểu hơn, nó rất quan trọng khi muốn trình bày các văn bản đòi hỏi tổng hợp dữ liệu. Bởi vậy trong các kỳ thi tin học, bạn rất hay gặp bài tập về tạo bảng.

Dù thực tế ít khi nào ta dùng đến nhưng chí ít phải biết để vượt qua bài kiểm tra chứ nhỉ?

Trong bài viết này Bietmaytinh sẽ hướng dẫn bạn cách làm thế nào tạo 1 bảng biểu trong Word, mình sẽ trình bày luôn 4 cách hẳn hoi. Còn vài cách khác không hữu ích lắm nên không có trong này, bạn có thể tự tìm hiểu nếu thích.

Bài viết áp dụng cho bản Word và PowerPoint 2007, 2010, 2013, 2016 trở lên.

4 cách tạo bảng trong Word, PowerPoint

Đừng nghĩ là quá nhiều vì trong nhiều trường hợp ta nên dùng cách này hay cách kia cho nó nhanh hơn. Mình viết hướng dẫn trong Word, trên PowerPoint làm tương tự, không khác gì cả.

Cách 1: Tạo bảng theo cách thường dùng nhất

Cách này đơn giản, dễ làm nhưng bạn chỉ tạo được tối đa 10 cột và 8 hàng, tuy nhiên trong Word thì chừng này là quá đủ rồi.

Bước 1: Chọn tab Insert sau đó chọn Table, giờ bạn di chuột chọn số cột và số hàng mình muốn, bạn chọn thế nào thì Word sẽ hiện bảng y như vậy theo thời gian thực, rất trực quan.

Cách tạo bảng trong Word-1

Bước 2: Tạo xong, bạn có thể dùng chuột điều chỉnh lại kích thước cột và hàng cho nó đẹp.

cách tạo bảng, table trong Word

Cách 2: Dùng tính năng Insert Table

Khi muốn tạo những bảng biểu lớn với nhiều cột và hàng, bắt buộc phải dùng cách 2 này, ta làm như sau:

Bước 1: Như cách một, bạn chọn tab Insert, chọn Table sau đó click vào tùy chọn Insert Table.

cách tạo bảng, table trong Word

Bước 2: Trong hộp thoại Insert Table vừa xuất hiện, bạn điền số cột tại Number of columns, điền số hàng Number of rows. Bấm Ok.

Ở phía dưới ta có vài tùy chọn rất hay:

  • Fixed column width: là tùy chọn mặc định, Word sẽ tự động điều chỉnh chiều rộng của bảng.
  • AutoFit to contents: Chọn tùy chọn này, Word sẽ căn làm sao chiều rộng của cột vừa với nội dung bên trong. Vì vậy khi mới tạo bảng với tùy chọn này, bảng trông rất nhỏ vì chưa có nội dung bên trong. Gõ nội dung vào đó, nó sẽ tự động giãn ra.

cách tạo bảng, table trong Word

Cách 3: Dùng cung cụ vẽ

Thường ta không dùng cách này nhưng nhiều lúc nó vẫn hữu dụng, ví dụ như muốn thêm cột, hàng hay vẽ thêm đường chéo vào trong ô. Đặc biệt với những bảng biểu phức tạp đòi hỏi phải gộp ô, chia ô thì cách này tỏ ra rất hữu dụng.

Bước 1: Tại tab Insert, bạn chọn Table, chọn tiếp Draw Table.

cách tạo bảng, table trong Word

Bước 2: Chuột lúc này đã biến thành cây bút, bạn có thể vẽ gì mình muốn.

Đầu tiên vẽ một hình chữ nhật để tạo bảng.

cách tạo bảng, table trong Word

Tiếp đó vẽ cột và hàng như hình dưới đây. Muốn vẽ đường chéo, dùng chuột vẽ một đường chéo.

cách tạo bảng, table trong Word

Cách 4: Kết hợp với Excel

Khi muốn tạo bảng trong Excel rồi chèn vào Word thì tốt nhất nên dùng cách này, nhúng bảng Excel ngay trong Word luôn.

Đầu tiên đến tab Insert chọn Table, sau đó chọn Excel Spreadsheet. Ngay sau đó bạn sẽ thấy bảng như trong Excel vậy. Ta gõ dữ liệu, tạo công thức gì gì đó rồi click chuột vào chỗ bất kỳ bên ngoài bảng, ngay lập tức nó sẽ chèn ngay vào Word.

Chỉnh kích thước cột, hàng hoặc bảng

Nếu thấy cột, hàng hay bảng quá rộng, bạn có thể dùng chuột điều chỉnh kích thước của nó sao cho vừa ý nhất.

Chỉnh cột: Đưa chuột vào cạnh phải của cột sao cho xuất hiện 2 mũi tên ngược đầu nhau. Nhấn và giữ chuột rồi kéo sang phải để mở rộng cột.

chỉnh kích thước cột, hang, bảng trong word

Chỉnh hàng: Tương tự như vậy, đưa chuột vào cạnh trên hay dưới của hàng sao cho xuất hiện 2 mũi tên nhỏ nhỏ. Nhấn và giữ chuột rồi kéo lên trên hay xuống dưới để điều chỉnh kích thước.

Đối với bảng bạn làm như sau: Đưa chuột đến góc phải phía dưới bảng sao cho xuất hiện mũi tên 2 đầu. Nhấn và giữ chuột rồi kéo ra xa để phóng to bảng, kéo vào nếu muốn thu nhỏ bảng.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Thêm cột, thêm hàng trong bảng

Trong quá trình sử dụng bảng trong Word, nhiều lúc ta phải cần thêm cột hoặc hàng để chứa thêm dữ liệu, ta làm như sau:

Muốn thêm cột: Bạn click chuột phải vào cột gần vị trí muốn chèn rồi chọn Insert > Insert Columns to the Left, ngay lập tức 1 cột mới sẽ được chèn ngay phía bên trái cột vừa chọn. Ngược lại muốn chèn bên phải thì chọn Insert Columns to the Right.

cách thêm hàng và cột trong word

Thêm hàng: Tương tự, muốn thêm hàng thì click chuột phải vào hàng gần vị trí muốn chèn rồi chọn Insert > Insert Rows Above để chèn hàng mới ngay phía trên hàng vừa chọn.

Xem chi tiết tại đây.

Xóa cột hoặc hàng trong bảng

Ngược lại muốn xóa bớt dữ liệu trong bảng biểu, bạn có thể dùng cách xóa đi cột và hàng không dùng đến.

Xóa cột: Bôi đen cột muốn xóa sau đó click chuột phải chọn Delete Columns. Muốn xóa 2 cột một lúc thì bôi đen 2 cột rồi làm tương tự là được.

cách xóa hàng và cột trong word

Xóa hàng: Bạn bôi đen hàng muốn xóa rồi click chuột phải chọn Delete Cells. Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn chọn Delete entire column, chọn Ok.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Gộp ô, chia tách ô trong bảng

Kỹ thuật này được dùng rất nhiều, từ bảng thường thường như bảng điểm cho đến các bảng dữ liệu phức tạp. Vì vậy bạn phải nắm vững cái này.

Gộp ô: Nghĩa là gộp nhiều ô thành 1 ô. Bạn bôi đen hết các ô muốn gộp sau đó click chuột phải chọn Merge Cells là xong.

Cách gộp ô, chia ô trong Word

Chia tách ô: Nghĩa là chia 1 ô thành nhiều ô khác nhau. Để làm bạn bôi đen ô muốn chia rồi click chuột phải chọn Split Cells.

Một hộp thoại sẽ hiện ra, bạn điền số ô muốn chia tại Number of columns.

Trường hợp ít gặp hơn, bạn muốn chia ô thành nhiều hàng thì điền thông số tại Number of rows, không dùng thì để nguyên đó.

Bấm Ok.

Đọc hướng dẫn chi tiết tại đây.

Chia đôi bảng, nối bảng thì sao?

Chia cột, chia hàng được thì bảng cũng có thể làm điều tương tự, bạn làm như sau:

Chia đôi bảng: Bạn click chuột tại hàng gần chỗ muốn chia, sau đó đến tab Layout chọn Split Table.

Nối 2 hay nhiều bảng làm 1: Muốn nối bảng lại, bạn đưa chuột tới góc trên bên trái bảng, sao cho xuất hiện một hình vuông nhỏ. Tiếp đó nhấn và giữ chuột rồi kéo đến bảng muốn nối.

Cách chia đôi bảng, gộp bảng trong Word

Đọc hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tạo đường chéo cho ô

Có nhiều dạng bảng mà trong ô đầu tiên xuất hiện 1 đường chéo để hiển thị cùng lúc 2 tiêu đề khác nhau. Dạng bảng này chắc bạn rất hay gặp khi xem sách giáo khoa trong nhà trường. Vậy làm thế nào?

Đầu tiên bạn click chuột phải vào ô nào muốn tạo đường chéo, tiếp đó click vào mũi tên nhỏ tại Border, chọn Diagonal Down Border.

Cách tạo đường chéo trong bảng word

Xem nhiều cách khác và hướng dẫn viết tiêu đề trong các ô gạch chéo tại đây.

Thay đường viền cho bảng

Trong nhiều bài tập, người ta yêu cầu bạn phải tạo bảng có đường viền bên ngoài rất đậm, hay đường viền hai, đường viền ba, hoặc đường viền có hình zigzag… Bạn làm như sau:

Bước 1: Bôi đen bảng sau đó click chuột phải chọn Borders and Shading. Đối với bản Word 2013 trở lên, bạn phải click chuột vào mũi tên cạnh Border rồi chọn Borders and Shading.

Bước 2: Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn chọn All sau đó đến Style chọn kiểu đường viền bạn muốn, thích thêm màu thì bạn đến phần Color nhé. Chọn xong bấm Ok.

tạo đường viền cho bảng trong word

Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

Tô màu nền cho bảng, cột, hàng hay ô

Để bảng trông đẹp, dễ nhìn hơn, ta có thể thêm màu nền vào trong bảng. Ta làm như sau:

Cách 1: Dùng các style có sẵn trong Word, nhìn rất đẹp, cách này cực kỳ nhanh luôn.

Đầu tiên chọn bảng cần tô rồi đến tab Design, chọn mẫu nào bạn thích trong nhóm Table Styles.

Cách 2: Cách này tự do hơn, muốn tô ở đâu thì tô.

Muốn tô cho bảng thì bôi đen bảng sau đó click chuột vào Shading (Nằm bên phải chữ A) để chọn màu bạn thích.

Tương tự, muốn tô cho cột, hàng, hay ô thì bôi đen rồi vào Shading chọn màu.

Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

Căn chữ giữa bảng Word

Muốn trình bày đẹp và gọn gàng hơn, bạn có thể căn chỉnh chữ bên trong nằm giữ ô. Ta làm như sau:

Muốn canh cho toàn bản thì bôi đen bảng, cho cột thì bôi đen cột. Sau đó click chuột phải chọn Cell Alignment, chọn tiếp Align Center (Cái ở giữa), xong.

Đọc hướng dẫn chi tiết cùng cách khắc phục lỗi không cạnh chữ được tại đây.

Xoay chữ trong ô bảng

Muốn xoay chữ trong bảng lại, bạn làm như sau:

Đầu tiên click chuột vào ô có chữ muốn xoay rồi chọn Text Direction.

Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn chọn kiểu xoay mình muốn rồi bấm Ok.

Cách này giúp bạn có thể xoay dọc chữ lại rất nhanh. Trường hợp muốn xoay nghiêng nghiêng chữ một chút thôi thì xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Sắp xếp dữ liệu trong bảng Word

Word cũng có tính năng sắp xếp dữ liệu trong bảng theo thứ tự A, B, C… để tiện cho việc tìm kiếm và làm việc. Bạn làm như sau:

Lưu ý rằng, trường hợp muốn sắp xếp họ và tên thì bạn phải tạo 2 cột riêng biệt là cột Họ và cột Tên thì ta mới sắp xếp chính xác được nhé.

Đầu tiên bôi đen bảng muốn sắp xếp sau đó đến tab Home chọn Sort.

Trong hộp thoại vừa xuất hiện, tại Sort by bạn chọn cột muốn sắp xếp, sau đó chọn cách sắp xếp tăng dần (Ascending) hay giảm dần (Descending) phía bên phải.

Chọn cột sắp xếp có độ ưu tiên thứ nhì tại Then by. Nếu chẳng may cột đầu tiên có dữ liệu bị trùng thì Word sẽ lấy dữ liệu ở cột này để sắp xếp.

Làm xong bấm Ok.

Sắp xếp dữ liệu trong bảng Word chi tiết

Đọc hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tính toán trong bảng Word

Ta có thể dùng các hàm như Sum, Average, Max, Not, Count… để tính toán dữ liệu trong bảng Word. Cái này khá dễ làm nhưng hướng dẫn thì hơi lằng nhằng, bạn đọc hướng dẫn chi tiết tại đây.

Xoay dọc bảng trong Word

Bạn có thể kết hợp textbox trong Word để làm việc này, xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Kết luận

Biết 4 cách này xong là coi như bạn đã tạo được bảng trong Word rồi đấy, cứ biết hết cả 4 khi nào cần thì dùng, mình nói không thừa đâu. Sau khi tạo bảng xong, giờ bạn gõ dữ liệu vào đó rồi định dạng bảng với các cung cụ có sẵn trong tab Format. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn.

Nếu có thắc mắc về bài viết thì chia sẻ phía dưới, mình sẽ phản hồi cho bạn sớm.

Bài viết liên quan

Bình luận

avatar
  Subscribe  
Notify of